Referater fra bestyrelsesmøder

Referat fra bestyrelsesmøde den 12. august 2020

Esbjergspillene

Mødedeltagere: Pia, Jens Morten, Christina, Annette,
Peter, Marlene, Camilla og Moises

 

1. Godkend dagsorden

– Den er godkendt

 

2. Godkend referat

– Der er styr på mailadresser på hjemmesiden

– Referat godkendt

 

3. Regnskab

– Vi har 82.000 på foreningskonto – 10.500 på opsparing

 

4. Nyt fra formanden

– Marlene træder ind i Esbjerg amatørråd og Thorbjørn Schunk fra Drakomir bliver ”formand”.

Punkter til forvaltningsmøde er:

· Foreningerne vil gerne have at Kulturforvaltningen kommer ud til de forskellige teaterforeninger, og ser hvad der rører sig. Der er flere teaterforeninger der har jubilæum, så det kunne være fint at forvaltningen starter med at besøge disse foreninger.

· Medlemstilskud til pensionister.

· Tilbagemelding på høring omkring Den fritidskulturelle pulje.

– Pia skal i gang med sin bachelor og i den periode fra d.d til februar træder JM ind som formand.

– Christina sender mails videre til JM inde fra Esbjergspillenes mail.

 

5. Info fra Anne Frank

– Camilla har ringet til corona hotline og i forhold til det bliver det besværligt. Skuespillerne stillede også ? til det. Camilla og Christina overvejer at aflyse, men måske kommer det helt af sig selv og kommunen lukker det ned hele ned igen. Skarntyden har lavet et dokument, som folk skriver under på i forhold til corona regler.

 

6. Kulturrevy

– Der har været møde i lørdags og lavet brainstorm. Men vi er stadig usikre på om vi i det hele taget kan spille og om det kan være på teateret – vi afventer corona udmeldingen i den kommende uge.

 

7. Julestykke

– Pia og Jens Morten har skrevet stykket om nisser – ”spin of” fra sidste år. Nissernes magiske jul.

– Der er 12 spillere med og Sanne Hallum er instruktør

– Øveaften mandage

– Moises vil godt afvikle lys og Mikkel hænger dem op og programmér

– Vi skal have fundet en spillemand/dame

 

8. Medlemsaften

– Muligheden er at JM og Pia selv mødes med Jørgen Dieckmann fra Byhistorisk Arkiv, og så kan vi evt. holde en medlemsaften hvor han fortæller små historier, det kunne evt. være i forbindelse med generalforsamlingen

 

 

 

9. Foreningernes dag

– Vi skal ikke have en stand. Men vi går vi ned og deler flyers ud og reklamerer for julestykket og farcen i januar

 

10. Spillested til egnsspil

– Marlene og Camilla har haft et møde. Der er forfattet et brev som kan sendes ud til de steder vi gerne vil spille. Vi undersøger stadig den gamle auktionshal, vi kontakter dem i den kommende uge.

 

11. Nyt om egnsspil

– Manus – Pia og JM er gået i gang og er fulde af begejstring

– Instruktør – Kim Hartwich har sagt ja til at være instruktør (Kim har sagt han gerne vil have ”sorte” mænd til scenografi)

– Koreograf – Anne Boel har sagt 98 % ja

– Kapelmester – Christine har sagt nej – Moises spørger en kollega om han kender nogen

– Evt. Moises har talt med med sin arbejdsplads, der er flere værksteder som gerne vil hjælpe med kulisser og mange andre praktiske ting – der er også en medie linie.

12. Næste bestyrelsesmøde d. 10/9 med spisning 17.30 – Annette kommer ca. 18 og det er kort opsamling. Hvem tager sandwich/pizza el.lign med???

13. Evt.

Referat
Esbjergspillene
Dato: 04.05. 2020
Tid: 15.30 – 17.30
Mødedeltagere:
Pia, Jens Morten, Christina, Annette,
Peter, Marlene, Camilla, Ida og Moises

 

Godkend referat

• Vi er ikke kommet videre med GDPR og det dokument der skal ligge på nettet. Christina sender kladden til Camilla som ser på det og ligger det op på hjemmesiden
• Vi skriver for eftertiden kun Esbjerg spillenes mailadresse på hjemmeside, så der ikke står private mailadresser og telefonnummer
• Pia har ikke kun få fat på kontaktpersonen på Hedelund. Pia kontakter kommunen om det kan passe vi ikke må bruge deres lokaler, da det er den udmelding vi har fået.
• Ellers referat godkendt

 

Dagsorden godkendt –

• Velkommen til Ida (genvalg) og Moises som suppleanter

 

Nyt fra formanden:

• Flere møder med kommunen er blevet udsat – Esbjerg amatørteaterråd bl.a.
• Pia har henstillet til kommunen at vi som forening ikke skal betale husleje i denne coronatid, hvor vi ikke må bruge teaterhuset.
• Pia skal skrive bachelor i efteråret og efterlyser en som vil sidde i amatørrådet? Marlene vil gerne tage over, bare hun ikke skal stå for det, som Pia har gjort
• Pia kontakter Thorbjørn fra Drakomir, da han er den anden som sidder der og skal overtage Pias rolle
• Ind til videre er Teaterhuset stadig lukket
• Affaldssortering er Gitte Schunk sat på

 

Info om Anne Frank

• Der spilles nu d. 24-25-26-27/9 2020
• Der er ikke brugt mange penge, så budgettet holder – tilskud fra DATS kommer stadig, selvom forestillingen er flyttet
• Har fået lov til at holde på manus, selvom det skulle være sendt retur
• Det er de samme spillere – der er måske noget med et par nazister (der mangler)
• Moises vil gerne styre lys og Mikkel programmerer lyset
• PR – godt at vente til efter sommerferien indtil vi ved mere omkring corona
• Kim har lagt op til nogle læseprøver via Skype
• Vi taler om at der til forestillingen lørdag kl. 11.00 skal være tilbud om noget spiseligt enten før eller efter forestillingen

 

Kommende stykker

• DATS har meldt ud hvem der kan skrive et stykke omkring klima – Camilla er indover det, sammen med Kim?
• Pia har lagt billet på et julestykke, som kom til ligge lidt senere end de sidste år, men stadig i november – et stykke kun med nisserne JM og Pia ser på det
• Rikke Schlüter vil gerne sætte et voksenstykke op – til januar en farce
• Kim Hartwich et ungdomsstykke/voksenstykke til februar og en weekend i marts
• Revy er OK….fredag i uge 41. Vi skal bare have det hele ryddet op fredag aften

 

 

Visionsweekend

• Vi taler om det skal være en weekend eller en hel dag på teaterhuset i juni måned eller hjemme ved Christina
• Vi aftaler d. 6/6 visionsdag til en hel dag og afventer hvor det kan blive.

 

Evt.

• Marlene har lidt ondt i maven om vi i det hele taget kan finde et sted at spille Egnsspil – måske det gamle fiskeriauktionshus måske skal Havnekontoret kontaktes om det?
• Får vi en ide omkring ovenstående skal vi skrive til Camilla og gerne hvem der skal kontaktes

Referat
Esbjergspillene
Dato: 07.01. 2020
Tid: 18.30 – 21.30
Mødedeltagere:
Pia, Jens Morten, Christina, Annette,
Peter, Marlene og Camilla

1.Godkend dagsorden

Dagsorden er godkendt

 

2. Godkend referat

Godkendt

 

3. Regnskab til underskrivelse

Revisor anbefaler at vi skriver under på boner og ikke køber både privat og til foreningen på samme bon

Vi har lige nu 77.000 stående på konto.

 

4. Info om Anne Frank

 

• Første gennemlæsning i går.
• Det virker til et godt hold.
• Der er stykker helt nye med.
• Der er styr på de praktiske folk bagved.
• Marlene vil gerne hjælpe med at finde folk til at hjælpe med bod osv.
• Ida Ballegård hjælpe Annette med kostumer.

 

5. Planlægge generalforsamling

 

Pia, Jens Morten og Christina er på valg og stiller op igen, samt de to suppleanter. Winnie genopstiller ikke. Ida genopstiller.

 

• Pia laver årsberetning og indkaldelse
• Annette kommer ikke, Camilla skriver referat
• Marlene står for at købe små chokolader og Peter står kaffe og te
• Camilla stemmesedler og kuglepenne
• Camilla og Marlene laver lidt teatersport.
• Så generalforsamling, teatersport og derefter kaffe/te

 

6. GDPR

Vi skal have oprettet et dokument, hvordan vi bruger persondata, som skal lægges på hjemmesiden, så når folk indmelder sig, skal den være tilgængelig/ gøres opmærksom på.

Christina har fundet en kopi fra B og U, som kan rettes til og anvendes.

Formand, sekretær, medlemsansvarlig og kasser skal have en foreningsmail, det undersøger Camilla videre med.

 

7. Næste bestyrelsesmøde – vi mødes til visionsweekend

 

8. Evt

Visionsweekend d. 21-22/3 vi mødes kl. 10.00 til søndag kl. 13.00. JM, Peter og Annette.

Jens.morten.frederiksen2@gmail.com

Samarbejdet med Jeanet fra noget fotoshoot, vil gerne samarbejde. De har evt. nogle lokaler på plejehjem, som vi kan bruge til egensspil.

 

 

Referat
Esbjergspillene
Dato: 06.12. 2019
Tid: 17.30 – 18.30
Mødedeltagere:
Pia, Jens Morten, Christina, Annette,
Peter, Camilla, Winnie og Ida

1. Godkendelse af dagsorden

• Dagsorden godkendt

2. Julestykket

• Regnskabet ikke færdiggjort, da ikke alle bilag er afleveret
• Der er solgt for ca. 13.000 i billetter ved DATS
• Vi har udfordret på musikken, men dejligt med Lasse både som musikskriver og musiker til forestillingerne.
• Et godt hold uden problemer og med en god stemning

3. Risengrødshygge

• Det var som sædvanlig rigtigt hyggeligt med ca. 28 tilmeldte
• Et sjovt bankospil
• Der var lidt problemer med B og U, at de skulle øve i salen og mente de også skulle bruge cafe’en. Pia tager den med Gitte
• I forhold til tilmelding var der nogle som bare dukkede op, måske vi skal oprette det som begivenhed på Facebook

4. Næste best.møde

• 9/1 kl. 18.30 – 21.00
• Noget med GDPR
• Vi skal se på registrering og tilmelding via DATS, kan det optimeres?

5. Generalforsamling

• 3/2 kl. 19.00

• Pia er blevet kontaktet i forhold til nogle skuespillere til nogle fotos til SOSU, de har nogle lokaler her i byen, så måske vi kan lave en byttehandel hvis vi får brug for det?

 

Referat
Esbjergspillene
Dato: 23.10. 2019
Tid: 17.00 – 18.50
Mødedeltagere:
Pia, Jens Morten, Christina, Annette,
Peter, Marlene og Camilla

Dagsorden:
1. Godkend dagsorden
– Godkendt
2. Godkend referat
– Der er kommet forslag ind til hvor vi kan spille egnsspil næste gang.
– Bl.a. det gamle slagteri og biografen på Gl. Vardevej, Sædding Center
– Måske skal vi spørge Jørgen Dickmann?
– Hvad med EG?
– Marlene og Camilla arbejder videre med det
3. Regnskab
– Pt. Indestående 78.000
4. Opsamling på fælles husmøde
– Se separat referat
– Der er et hængeparti i forhold til kulturnatsrevy i 2020, det skal gerne løses til
mødet i marts.
– Pia kontakter Victor i forhold til køb af nyt stillads og pris?
5. Evaluering af Kulturrevyen
– Overskud på 1050,00 kr.
– Det kørte igen godt og blev set af OK antal publikum
– Det fungerer godt i gruppen
6. Info om Da julen forsvandt
– Der er sket lidt udskiftninger på holdet
– Barbara har sagt ja til at spille klaver
– Lasse Juhl har skrevet musik
– I weekenden laves der kulisser og hænges plakater op m.m.
– Der er inviteret 50 børn gennem mødrehjælpen til generalprøven d. 8/11 og Pia har
fået sponseret flødeboller, pølsehorn og cocio
– Christina kommer og hjælper med pølsehorn og billetter
– Jens Morten laver pressemeddelelse
– Der skulle være styr på damerne til bod og mad
7. Info om Anne Frank
– Der er lavet prøveplan
– Der er fundet en ny Anne
– Ved at finde skuespillere
– Der er lavet budget og søgt penge
– Målt op til scene og rekvisitter der er ved at være styr på det
– Christina kontakter Esbjerg Museum og bunkermuseet og Camilla et nyt museum i
Oksbøl
8. Risengrødsaften
– Mandag d. 2/12 kl. 18.00 Christina og Camilla står for at arrangementet
9. Generalforsamling
– D. 3/2 kl. 19.00
10. Næste bestyrelsesmøde
– D. 6/11
11. Evt.

 

Referat
Esbjergspillene
Dato: 19.08. 2019
Tid: 19.00 – 21.00

Mødedeltagere:
Pia, Jens Morten, Christina,
Annette, Peter, Marlene
og Camilla

Dagsorden:
1. Godkend dagsorden
– Godkendt
2. Godkend referat
– Marlene mener at Anina har sagt at Blue Water vil hjælpe med at finde et nyt
spillested til Egnsspil. Marlene tjekker op på det, samt om Anina stadig vil være en del
af Bramming depotet.
3. Regnskab
– Vi har 90.000 stående på konto.
– Der har været tale om vi skal købe et klaver. Annette spørger Kirsten Maria (UCSYD)
om hun vil tjekke 4sound og anbefale hvad vi skal købe.
4. Evaluering af kirkestykket
– Marlene synes det var skønt at være instruktør og takker for tilliden.
– En skam at lyden ikke helt fungerede – så en anden gang skal skuespillere have
mikrofon på.
– Det fungerede umiddelbart godt med MGK og de havde styr på det og var meget
professionelle.
– Vi fik 2000 kr. Vi har vist været lidt beskeden og kan godt tillade os at tage mere en
anden gang.
– Øveforløb fungerede og det blev taget godt i mod fra publikum, flere efterlyste at vi
spillede mere end en gang
5. Nyt om julestykket
– Stykket er skrevet færdig og der var pressemøde sidste onsdag, det kommer i
ugeavisen på et tidspunkt (så det ikke druknede i festuge)
– Der er lavet plakat
– Billetter er sat til salg og der er lavet budget
– Vi mangler musikere
– Marlene skaffer folk til bod og ”maddamer” (til skuespillernes mad)
– Moises skal afvikle lys – Christina spørger Mikkel om han vil hjælpe med at kode og
sætte op
– Kulisserne skal laves som en julekalender
6. Nyt om revy og kulturens døgn
– Marlene har kontakt til kommunen i forhold til kulturens døgn og der er kommet noget
på hjemmesiden
– Det er Henrik, Anton, Anne Marie, Rikke, Marlene og Annette
– Det er d. 11/10 og der spilles som sædvanlig tre gange 19.30, 20.30 og 21.30.
7. Update på ansvarsområder
– Kostumer: Jens Morten og Annette – de skal have aftalt en oprydningsdag
– Værksted: Peter (vi afventer hvem der kommer på)
– Hjemmeside: Camilla – det kører godt og hun har rettet noget til
– Medlemsansvarlig/børneattester: Marlene arbejder på det
– Sminke: Marlene og Camilla
– Lysrum: Christina (med hjælp fra Mikkel) – der samles op på det
– Foyer: Marlene og JM – Ungdomsrevy har tilbudt at male foyeren hvid efter deres
revy er færdigspillet
– Gården:
– Kontakt til kommunen: Pia (Pia kontakter dem nok snart i forhold til døren)
– Bramming: Peter
– Nøgleansvarlig: Pia
Ja til annoncesalg i ældresagens magasin (ældresagen Esbjerg) – Pia er blevet kontaktet af
dem og vi siger ja til 2000 kr.
8. Skal vi hjælpe på Grøn fremover? Vi springer over (kun hvis nogen insisterer)
9. Punkter til fællesmøde den 10/9 kl. 19.00 – JM, Pia, Camilla og Marlene deltager
– Foyeren
– Evaluering på oprydning
– Booking
– Fredag uge 41 2020
10. Teaterrådsmøde den 2/9 kl. 19.00 ved Fugl Fønix – Pia, Annette, Christina, Peter
og Camilla
11. Næste bestyrelsesmøde – D. 23/10 kl. 17 – 19
12. Evt.

 

 

Referat
Esbjergspillene
Dato: 8.5. 2019
Tid: 19.00 – 21.00
Mødedeltagere:
Pia, Jens Morten, Annette, Peter,
Marlene og Camilla
Suppleanter: Ida og Winnie
Christina med på skype

Dagsorden:
Godkend dagsorden
– Godkendt
Godkend referat
– En kommentar i forhold til børneattester, Pia har undersøgt det nærmere om hvor
meget og hvordan i forhold til børneattester.
Regnskab
– 92.500 står der på konto, så det er ikk’ så ringe. Christina tror måske ikke hun har
betalt huslejen, men det tjekker hun op på.
Nyt om kirkestykket
– Der øves på livet løs. Stadig ikke så mange børn, men det kører alligevel.
– God stemning.
– Kostumer været lidt udfordret, men det lykkedes.
– En udfordring at vi kan komme så sent ind.
– En udfordring med MGK.
– Der skal laves et opslag, der kan deles på Facebook.
Info om booking af huset til kommende stykker
– Der er en udfordring i at børneteateret spiller der hvor vi vil spille Anne Frank,
Christina og Camilla taler sammen om det.
– Huset er booket til børnejulestykket
– Huset er booket til revy, hvor vi plejer
Update på ansvarsområder
– Kostumer: Jens Morten og Annette
– Værksted: Peter (Claus (er med når han er på toppen igen), Moises er med.
Erik fra Bramming (ham har Pia ikke fået spurgt endnu)
– Hjemmeside: Camilla – har skrevet til Michael om koder. Men det kommer senere.
– Medlemsansvarlig/børneattester: Marlene – skal holde et møde med Christina
om at overtage det.
– Sminke: Marlene og Camilla
– Lysrum: Christina (med hjælp fra Mikkel) Christina har været nede og se og tænker
de skal hænges op i nogle rør og nogle muleposer f.eks af voksdug. JM spørger
Kirsten om hun vil sy det. Pia har skaffet nogle rør ved sin svoger.
– Foyer: Marlene og JM (vi tager det op med B & U) Lige pt. er det røget af
kommunens budget, det er udsat til næste år
– Gården:
– Kontakt til kommunen: Pia
– Bramming: Peter (JM og Marlene spørger Anina, det gør de i den kommende uge)
– Nøgleansvarlig: Pia
Esbjerg Amatørteaterråd
– Christina og Pia var med til mødet.
– Fugl Føniks er kommet med.
– Camilla vil også gerne være med.
Grøn koncert
– Pia skriver ud på Facebook om der er nogen der har lyst – d. 25/7
Hængepartier inden sommerferien
– JM og Annette koordinerer noget oprydning på kostumeloftet
– Camilla og Marlene tjekke op på spillesteder engang i august i forhold til kommende
egnsspil (så efter sommerferien)
Næste bestyrelsesmøde (Evt. i Bramming)
– D. 19/8 kl. 19.00 – 21.00
Evt.
– Ikke noget

 

Referat d. 16. marts 2019
Esbjergspillene
Dato: 16.3. 2019
Tid: 15.50 – 16.50
Forbered:
Medbring: Alle Kalender
Camilla Kamera
Mødedeltagere:
Pia, Jens Morten, Christina, Annette,
Peter, Marlene og Camilla

Dagsorden:
1. Godkend dagsorden
– Den er godkendt
2. Godkend referat
– Det er godkendt.
– Bemærkninger – Marlene tager sig af det med stolene og Christina tjekker op på
lysrummet
3. Regnskab
– Christina mangler at indsende medlemstilskud
– Moms er kommet tilbage ca. 19.000 tilbage
– Der er kommet de fleste tilskud/fonde ind for egnsspillet
4. Evaluering af generalforsamling
– Der kom et punkt omkring en ændring at referatet fra sidste generalforsamling skal
sendes med ud – det er en vedtægtsændring og skal som sådan forslås som det
– Der var god stemning til fastelavnsfesten
– Hyggeligt med et lille arrangement og der skal ikke så meget til
5. Evaluering af oprydningsdag
– Vi var effektive og fik ryddet alt vores op, som stod rundt omkring
– Nu er det op til B og U at få resten ryddet op
– Måske kunne det være godt at have en årlig oprydningsdag – det kunne være et
punkt til fællesmødet
6. Info omkring kirkestykket
– Marlene og JM siger de er udfordret på skuespillere – der er ikke mange der er mødt
op
– Vi prøver at spørge rundt omkring – Camilla spørger ved Skarntyden
– JM kunne evt. sætte en annonce i avisen
– Annette spørger på kulturskolen efter børn og unge
– JM laver en udflugt for kostumedamerne til Odense – Tidens samling for at de kan
blive inspireret til kostumerne
– Hvem tager kontakt til MGK? – det gør Marlene (JM sender mailadresse videre)
7. Uddeling af ansvarsområder
– Kostumer: Jens Morten og Annette
– Værksted: Peter (Pia spørger Claus, Moises og Erik fra Bramming)
– Hjemmeside: Camilla
– Medlemsansvarlig/børneattester: Marlene (Pia undersøger ved B & U hvordan de
gør det)
– Sminke: Marlene og Camilla
– Lysrum: Christina (med hjælp fra Mikkel)
– Foyer: Marlene og JM (vi tager det op med B & U) Christina rykker kommunen for
nogle svar
– Gården:
– Kontakt til kommunen: Pia
– Bramming: Peter (JM og Marlene spørger Anina)
– Nøgleansvarlig: Pia
8. Udlevering af nøgler
– Vi får delt nøgler ud til alle
9. Foto af bestyrelsesmedlemmer
– Det venter vi med
10.Næste bestyrelsesmøde
– Onsdag d. 8/5 kl. 19.00
11.Evt.
– Pia er kommet i en arbejdsgruppe i forhold til optimering af lokaler, der kunne evt.
være en linedanser forening som kunne dele huset med os.
– Vi laver en ny kode til vores gmail

 

Referat af generalforsamling Esbjergspillene d. 27/2 2019

Der var 26 medlemmer til stede
1. Valg af ordstyrer
– Anina Reffs Hofland er valgt
2. Godkendelse af dagsorden
– Dirigenten konstaterer at dagsorden er sendt rettidigt ud
3. Valg af 2 stemmetæller
– Christine og Claus
4. Formandens beretning
– Beretningen er godkendt. (Se vedlagte dokument)
5. Fremlæggelse af regnskab til godkendelse
– Christina gennemgik regnskabet.
– Kommentar fra en af de fremmødte i forhold til baren, hvad er budgettet til baren? Det bliver
ændret til næste egnsspil.
– Regnskabet er godkendt.
6. Indkomne forslag.
– Der er ikke kommet nogle forslag.
7. Fastlæggelse af kontingent.
Bestyrelsen foreslår et uændret kontingent på 150 kr. Det blev vedtaget.
8. Valg af bestyrelsesmedlemmer
– Annette (modtager genvalg) – genvalgt
– Marlene (modtager genvalg) – genvalgt
– Michael (modtager ikke genvalg)
– Peddy (modtager ikke genvalg)
– Peter Larsen og Camilla Højlund er valgt
9. Valg af 2 suppleanter
– Winnie Kristensen og Ida Dinesen stiller op og er valgt.
– Ida er 1. suppleant og Winnie 2. suppleant
10. Valg af revisor og suppleant
Ulla Reffs er valgt som revisor og Anina Reffs Hofland
11. Fremtidsvisioner
– Pia fortæller om bestyrelsen visionsseminar, som vi skal have arrangeret med den nye
bestyrelse
– Jens Morten fortæller om forestillingen i Grundtvigs kirken i forbindelse med deres 50 års
fødselsdag. Det skal foregå i et samarbejde med MGK og Marlene Werngreen skal være
instruktør
– Juleforestilling midt i november – i stil med Lilleby – Da julen forsvandt
– Anne Frank stykke i det kommende forår 2020 evt.
– Peter og Jens Morten pusler med et stykke for de små som skal alle om alt det plastikaffald der
er i vores natur
12. Evt.
– At referat fra sidste år godkendes til generalforsamlingen? Dette skal forslås til næste år, da det
er en vedtægtsændring
– Der udtrykkes et ønske om at der kommer styr på referater og vedtægter på hjemmesiden